Falls aus verschiedenen Gründen kein Präsenzworkshop stattfinden kann, besteht die Möglichkeit einen digitalen Workshop mit allen vor Ort involvierten Personen durchzuführen. Ein Workshop ist wichtig, um alle Akteur:innen früh mit an Bord des Projektes zu holen. Nur so kann auch ein Erfolg für die Integreat-Plattform erfolgen.

… ist es, eine erste Idee und einen Überblick über die wichtigsten Inhalte für die Kommune zu gewinnen und frühzeitig alle Akteur:innen einzubinden.

Der Workshop findet im World-Cafe-Format statt. Hierzu werden im verwendeten Online-Tool Break Out Räume kreiert. Der Workshop sollte maximal 2.5 Stunden dauern, mit einer Pause von 15 Minuten zwischen den zwei unten beschriebenen Teilen.

Es werden 6 Kategorien „gespielt“: Bildung – Sprache – Arbeit – Kinder, Jugend und Familie – Alltag und Teilhabe – Gesundheit (ggf. kann noch eine siebte Kategorie aufgenommen werden: Freizeit/Kultur)

Die Gruppen sollten nicht zu groß (max. sieben Teilnehmende pro Gruppe) sein, um den Teilnehmer:innen im Online-Format eine gute Möglichkeit zur Teilnahme zu geben.

Es sollten mindestens 18 Teilnehmende (3 Teilnehmende pro Gruppe) sein, die dann auf die Themenbereiche aufgeteilt werden. Jeder Teilnehmende wird drei Themen bearbeiten – hier kann z.B. nach Arbeits- oder Ehrenamtsfeld entschieden werden, oder nach Präferenzen der einzelnen Teilnehmer.

Idealerweise sollte von Seiten der Kommune ein Team aus drei Mitarbeiter:innen an dem Workshop teilnehmen. Ein:e Mitarbeiter:in übernimmt die Technik, ein:e den Chat und ein:e die Moderation. So kann sich der:die Moderator:in vollständig auf seine:ihre Aufgaben konzentrieren, während technische Probleme, die Aufteilung in Break Out Rooms und die Fragen im Chat von Kolleg:innen beantwortet werden.

Als technisches Werkzeug kann von Integreat Big Blue Button oder Zoom gestellt werden. Big Blue Button ist ein Open Source Kommunikationstool, welches sowohl Break Out Räume, als auch Whiteboards (für alle Nutzer:innen gleichzeitig freigegeben) für Notizen bietet, sowie die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen und Ideen in der Sektion “Geteilte Notizen” festzuhalten. Alternativ können Sie auch (falls bei Ihnen in der Verwaltung bereits verwendet) WebEx nutzen. Für die Notizen bestimmen Sie jeweils einen Protokollierenden, der in jeder Runde das gleiche Thema bearbeitet.

1. Treten Sie mit uns zwecks Terminfindung in Kontakt. Es ist hierfür hilfreich, wenn Sie hausintern schon drei bis vier verschiedene Termine (die am besten 4-6 Wochen in der Zukunft liegen) gefunden haben, die Sie uns zur Auswahl geben können.
2. Machen Sie sich im Voraus mit Big Blue Button vertraut, falls Sie sich entscheiden sollten, dieses Tool zu nutzen. Sollten Sie ein anderes Tool nutzen, informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten Gruppenarbeitsphasen durchzuführen und den Bildschirm zu teilen.
3. Schicken Sie einige Wochen im Voraus die Einladung per E-Mail an die Teilnehmenden. Versehen Sie diese E-Mail mit der Bitte um Rückmeldung zur Teilnahme und gewünschter Themengruppen.
4. Erstellen Sie eine Liste/Tabelle mit der jeweiligen Gruppenzugehörigkeit der Teilnehmer:innen in der jeweiligen Runde (ggf. können nicht alle Teilnehmer:innen in die von ihnen gewünschte Gruppe eingeteilt werden).
5. Erinnern Sie einige Tage vor dem Workshop noch einmal an das Datum und die Zeit. Stellen Sie Teilnehmenden ggf. die Möglichkeit eines vorherigen Tests der Software zur Verfügung.
6. Am Termin selbst können Sie die Vorstellung von Integreat und die Fragerunde gerne aufnehmen. So können es sich Interessierte, die nicht teilnehmen konnten, auch noch einmal anschauen.

10 Minuten - Begrüßung und Erklärung des Konzepts (technische Funktionen können gerne auch schon vor Start erklärt werden, so z.B. der Chat, das Stummschalten des Mikrofons, das Whiteboard oder die Break Out Rooms)

25 Minuten – Vorstellung Integreat

15 Minuten – Fragen

— Pause — 15 Minuten

50-55 Minuten – Workshop (5 Minuten anfängliche Erklärung und Einteilung, 3×12 Minuten pro Runde, 2×5 Minuten zwischen den Runden, um neu einzuteilen)

• Frage: Welche lokalspezifischen Inhalte sind relevant und sollten in Integreat zu finden sein?

20 Minuten – Präsentation der Ergebnisse und Ausblick

• Integreat-Projektteam erklärt, wie es weitergeht (Nächste Schritte)
• Möglichkeit abschließend noch offene Fragen zu beantworten
• falls noch Zeit ist: Blitzlicht von jedem Teilnehmenden (einen Satz), was er aus dem heutigen Workshop mitnimmt.
• Verabschiedung

Gesamt: 2h15min - 2h20min (inkl. Pause)

Verschicken Sie die gesammelten Informationen sowie die Aufnahme der Sitzung per E-Mail an alle Teilnehmenden, sowie weitere Ehren- und Hauptamtliche, die nicht teilnehmen konnten, deren Input aber hilfreich wäre. Halten Sie die Teilnehmenden auch in Zukunft auf dem Laufenden über die weiteren Entwicklungen und planen Sie einen nächsten Termin, um die eingearbeiteten Informationen durchzugehen. Hierzu können Sie einen Arbeitskreis ins Leben rufen.

Regelmäßige Arbeitskreistreffen haben für die kommunale Arbeit mit Integreat vielfältige Vorteile. An erster Stelle steht dabei der Gedanke, dass Integreat kein Projekt für die Schublade sein soll, sondern eine Informationsplattform, die immer aktuell an neue Herausforderungen angepasst wird. Ein wichtiger weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit zum Kennenlernen, Vernetzen und Austauschen. Gleichzeitig kann die Etablierung eines Integreat-Arbeitskreises dazu führen, dass die Arbeit auf mehreren Schultern verteilt und so möglichst nachhaltig gestaltet wird. Rückmeldungen und Anmerkungen aus den Arbeitskreisen helfen langfristig dabei, das Gesamtprojekt Integreat weiterzuentwickeln. Leiten Sie gerne Feedback oder Wünsche, die in Arbeitskreis-Treffen geäußert wurden, an Ihre:n Integreat-Ansprechpartner:in weiter.

Auf Grundlage der Teilnahmeliste des Einfürhungsworkshops können Sie die einzuladenden Personen festlegen. Dabei sollte v.a. darauf geachtet werden alle Akteur:innen einzubinden, die inhaltlich oder in der Verbreitung von Integreat eine wichtige Rolle spielen (können). Auch das Einladen von Ehrenamtlichen oder Migrant:innen-Organisationen ist zu empfehlen, um die Einbindung der Zielgruppe zu gewährleisten und gleichzeitig für die Bekanntmachung von Integreat bei dieser zu sorgen. Der Arbeitskreis sollte regelmäßig (Empfehlung halbjährlich) stattfinden und 60-120 Minuten inkl. Pausen (z.B zur Vernetzung) umfassen.

Lesen Sie hier noch mehr zum Thema Arbeitskreis und dessen Organisation.