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arbeitskultur

Selbstverständnis

In diesem Kapitel geht es darum, die formellen Regeln für unsere Zusammenarbeit festzuhalten, so dass es keine Missverständnisse gibt und alle wissen wie es läuft. Dabei geht es vor allem darum die Verbindlichkeiten im Team, die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Hauptamt und Ehrenamt zu klären.

Entscheidungsfindung

Entscheidungen werden - solange sie lediglich die Arbeit eines Teams betreffen - von diesem gemeinsam getroffen. Wichtige Entscheidungen, die das gesamte Projekt betreffen, werden nach dem Veto-Konzept auf Konferenzen getroffen. Hierfür wird ein Vorschlag ausgearbeitet und präsentiert. Wenn keine massiven Einwände gegen den Vorschlag erhoben werden, wird dieser zunächst umgesetzt und ggf. nach einiger Zeit neu evaluiert.

Teilzeitmodell

Im Integreat-Projekt arbeiten Hauptamtliche und Ehrenamtliche eng zusammen. Um diese Zusammenarbeit so gut wie möglich miteinander zu verzahnen, arbeiten auch unsere hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teilzeit am Projekt. So können Arbeitszeiten gut aufeinander abgestimmt werden und gemeinsam an der Entwicklung weitergearbeitet werden. Zudem ermöglicht es allen Beteiligten gleichzeitig auch in anderen Projekten aktiv zu sein und so einen ständigen Wissensaustausch zu generieren. Diese Flexibilität ist nicht nur für Studierende interessant, sondern auch für Berufstätige mit unterschiedlichen Verpflichtungen. Durch das Teilzeitmodell grenzen wir uns von anderen klassischen Unternehmen in der IT-Branche ab und geben so neue Impulse in der modernen Arbeitswelt.

Arbeitszeiten im Projektraum (Standort: Augsburg)

Am Standort Augsburg verfügt das Integreat-Team über einen Projektraum in der Wolfgangstraße 2. Die Arbeitstage sind Montag bis Mittwoch. Mittagessen und Getränke bekommen wir vor Ort kostenlos durch das Café Tür an Tür. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein persönliches Miteinander vor Ort die Kommunikation und den Austausch miteinander stark verbessert. Daher erwarten wir von jedem hauptamtlichen Teammitglied, mindestens an 1 der 3 Tage (ab 15 Wochenstunden: 2 Tage, ab 25 Wochenstunden: 3 Tage) physisch vor Ort zu sein.

Wöchentliche Telefonkonferenzen ("Weeklys")

Die wöchentlich stattfindenden Telefonkonferenzen der einzelnen Teams sind für alle Mitarbeitenden verpflichtend. Nur in besonderen Ausnahmefällen (Prüfung, Krankheit, Urlaub) darf die Teilnahme ausfallen. Die wöchentlichen Calls sind ein entscheidendes Element, um an den Vorgängen im Projekt teilnehmen zu können und in diese eingebunden zu sein. Über die Zeiträume von Telefonkonferenzen wird regelmäßig abgestimmt und ein gemeinsamer Termin gefunden.

Monatliche Videokonferenzen ("Monthlys")

Etwa einmal pro Monat findet eine teamübergreifende Videokonferenz statt. Hier geben alle Teams ein Update aus ihrem Bereich und es wird ein Blick auf den Stand des Gesamtprojekts geworfen. Dieses monatliche Statusupdate dauert i.d.R. 60-120 Minuten. Es soll bewusst auch als Videokonferenz stattfinden, um ein besseres Interaktionslevel zu gewährleisten.

Vierteljährliche Konferenzen ("Quarterlys")

Einmal pro Quartal findet eine sogenannte Integreat-Konferenz an der TU München mit physischer Präsenz aller Teammitglieder statt. Reise- und Übernachtungskosten trägt das Projekt. Etwa eine Woche vor der Konferenz wird der Zeitplan verschickt. Die Integreat-Konferenz ist fast immer Freitags + Samstags und über den Termin stimmt das Team im Vorfeld gemeinsam ab. Inhatlich wird auf der Konferenz an Themen und Entwicklungen in einem „Scrum of Speed“-Format gearbeitet.

Erfassung der Projektzeiten

Ein Teilzeitmodell wie oben beschrieben birgt auch Gefahren. Eine nicht zu unterschätzende Gefahr ist es vor allem zu viel zu arbeiten und nicht genug Ruhezeiten zu haben, um abzuschalten. Helfen soll dabei vor allem eine rudimentäre Erfassung der Projektzeiten. Dafür steht das Tool „Clockify“ bereit. Wichtig ist hier nicht die genaue Uhrzeit des Arbeitens, sondern im Fokus steht die Anzahl an Stunden über einen längeren Zeitraum hinweg. Auch wenn in Verträgen von Wochenarbeitszeiten die Rede ist, kann dies unregelmäßig abweichen, solange Arbeitszeiten im Monat oder auch im Quartal im Durchschnitt der vereinbarten Zeit entsprechen.

Urlaub

Ab 5 Tagen/einer Woche muss der Urlaub vorab in den Urlaubskalender eingetragen werden. Zudem muss mit mindestens einer Woche (7 Tagen) Vorlauf der Urlaub dem unmittelbaren Team im Call (s.o.) mitgeteilt werden, damit die nächste Arbeitswoche entsprechend geplant werden kann. Ab zwei Wochen Urlaub sollte zudem einer der Geschäftsführer über Slack informiert werden.

Eintragung Urlaubskalender

Beim Eintragen in euren eigenen Kalender müsst ihr dazu die E-Mailadresse integreat-app.de_4hnhpko3ip2hv2j4c26bmmlquo@group.calendar.google.com als Gast miteinladen. Bitte nennt den Eintrag „Abwesenheit - VORNAME NACHNAME“

Krankschreibung

Eine Krankschreibung bzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ab dem dritten Krankheitstag erforderlich. Zudem muss die Krankenkasse informiert werden, denn sie zahlt einen bestimmten Betrag zurück an den Arbeitgeber - das ist natürlich gut für das Integreat-Projekt! Beim Arzt bekommt ihr Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in dreifacher Ausführung - einmal für euch, für euren Arbeitgeber und die Krankenkasse. Auf jeder Krankenkassenseite könnt ihr euch kostenlose, frankierte Umschläge ausdrucken, so dass euch der Versand an die Krankenkasse nichts kostet. Bei einigen Krankenkassen geht der Upload auch digital. Die Bestätigung für den Arbeitgeber könnt ihr ebenfalls digital bereitstellen: wahlweise legt ihr sie in euren Personal-Ordner im Drive und gebt dann einem der Geschäftsführer Bescheid oder ihr sendet einen Scan an digitalfabrik@tuerantuer.de

IT-Sicherheit für Teammitglieder

  1. Alle für das Projekt genutzten Datenträger (Laptops, Smartphones, USB Sticks, etc) müssen verschlüsselt sein. Genutzt werden kann BitLocker auf Windows, LUKS auf Linux, etc. Aktuelle Android und iOS-Versionen haben automatisch eine Festplattenverschlüsselung aktiv.
  2. Aktualisierungen des Betriebssystems und wichtiger Programme (Browser, Office, PDF Reader) müssen innerhalb einer Woche nach Veröffentlichung installiert werden.
  3. Alle Geräte müssen sichere Login-Passwörter gesetzt haben. Die Bildschirmsperre muss ebenfalls mit einem Passwort versehen sein. Geräte müssen bei Verlassen gesperrt werden. Ein Entsperren mittels Fingerabdruck ist ebenfalls möglich.
  4. Für jeden Online-Zugang muss ein separates Passwort verwendet werden. Dazu wird die Nutzung eines Passwort-Managers (z.B. KeePassXC) angeraten.
  5. Für kritische Accounts muss eine 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert sein (z.B. Google).

Passwortregeln

Regeln für Passwörter sind hier zusammengefasst: https://docs.google.com/document/d/1HfEZuOUKPkCxiuNq-iVQmKX8JTEwSfrrewEYoDTEP6E

SSH Zugang (falls relevant)

Der SSH-Zugang auf alle Server erfolgt über Public-Key-Authentifizierung. Die Public Keys aller Team-Mitglieder werden in einem Google Doc gesammelt: https://docs.google.com/document/d/1CLEqcUfJ_6X_iXUhlXrKryJ3f0tNQHvulkmL88GAiog Für Server mit Kundendaten sollte der Private Key besonders geschützt werden, beispielsweise eine Smart Card (Nitrokey Pro, etc).

arbeitskultur.txt · Zuletzt geändert: 2020/05/06 13:21 von daniel.kehne